Работни книги за поддръжка на палубата/машините
Старши помощник-капитанът и вторият механик трябва да поддържат работна книга за всеки отдел, която трябва да съдържа кратки отчети за ежедневната работа, извършена от персонала на кораба. Горещи свободни позиции за моряци в Одеса са налични на уеб портала jobmarineman. Старши помощник-капитанът трябва да включи в книгата за извършена работа пълна информация за всички елементи на поддръжката на палубния отдел, като графици за смазване, дати на подмяна на кранови/стрелови въжета, лодъчни тали, поправка на боядисване и всички други подробности за поддръжката. Вторият механик в своята работна книга трябва да включи подробности за цялата работа, извършена по главния двигател, спомагателните двигатели, хладилната инсталация, котлите, товарните помпи, всички спомагателни устройства, тръбопроводи и др., както и цялата боядисваческа работа, извършена в машинното отделение.
Определеният офицер по GMDSS трябва да поддържа своя собствена книга за извършена работа. По подобен начин електротехникът също трябва да поддържа своя собствена книга за извършена работа, отнасяща се до всички кранови, поддръжнически и други съответни отговорности.
Записи в дневника за ремонти
Ремонти от голямо значение или обширен обем, напр. работа по агрегати, обръщане на кранови въжета и др., трябва да се записват в дневника на кораба. Съответните записи в дневника трябва да дават кратко, но ясно описание на ремонтите.
Запис на консумирани/получени резервни части
Освен правенето на необходимите записи в книгата за инвентар на резервни части на отдела, месечният доклад за резервни части трябва да се попълва от всеки отдел и да се изпраща в офиса, показвайки консумираните/получените резервни части за извършване на поддръжка или ремонти през месеца.
Доклади от тестове с мегер
Главният механик трябва да гарантира, че точното електрическо изолационно съпротивление на всички електрически машини се измерва от електрическия офицер и се записва във формуляра и се представя в офиса в определения период. Незабавно внимание трябва да се обърне на машини, които показват необичайно ниски показания или е установено, че постепенно намаляват за определен период. В това отношение може да се счита за разумно всички главни двигатели да бъдат тествани с мегер преди рестартиране, особено след продължителни престои в пристанище във влажни райони.
Списъци за ремонт
Главният механик и старши помощник-капитанът трябва да поддържат регистър, който трябва да съдържа актуален списък на наблюдавани дефекти и ремонти, които са в рамките/извън възможностите на персонала на кораба.
Тези регистри трябва да се съхраняват в машинното отделение и в палубния офис, за да се позволи
съответните записи да се правят от съответния отделен персонал и трябва да се проверяват от главния механик/старши помощник-капитана за предприемане на необходимите коригиращи действия. Елементите, когато са завършени от персонала на кораба, трябва да бъдат заличени от списъка.
