Besichtigungen von Rumpf, Maschinen, elektrischer und Sicherheitsausrüstung werden gemäß den entsprechenden Regeln und Vorschriften geplant und durchgeführt. "Zertifikate" und periodische Ausdrucke der "Klasse-Statusberichte" des Schiffes liefern die notwendigen Aufzeichnungen der Besichtigungen und das nächste fällige Datum für die Besichtigung. Die gesetzlichen und Handelszertifikate des Schiffes werden an Bord in der "Schiffszertifikatakte" für die Inspektion durch Hafenstaatkontrolle/Flagge/Klasse wie zutreffend aufbewahrt.
Aufzeichnungen aller Besichtigungen werden in den entsprechenden Akten an Bord des Schiffes aufbewahrt. Kopien der Besichtigungsberichte werden auch in den entsprechenden Akten der Technischen Abteilung im Büro für mindestens 5 Jahre aufbewahrt.
Wenn dem Leitenden Ingenieur von der Klasse die Genehmigung zur Durchführung kontinuierlicher Maschinenbesichtigungen erteilt wurde, wird dies genutzt, unabhängig davon, ob ein formelles geplantes Wartungssystem vorhanden ist.
Inspektionen durch Hafenstaatkontrolle (PSC) und Flaggenstaatkontrolle (FSC) können jederzeit unangekündigt durchgeführt werden. In solchen Fällen leisten der Kapitän, Leitende Ingenieur und das Schiffspersonal volle Zusammenarbeit.
Der Kapitän informiert den Technischen Manager/Superintendenten sofort telefonisch, sobald der PSC- oder FSC-Inspektor an Bord kommt, damit das Büro über die Situation an Bord alarmiert wird. Der Kapitän sollte alle früheren Inspektionen bei der Bewerbung um Kapitänsstellen mitteilen. Der PSC- oder FSC-Bericht muss dem Büro per Fax oder E-Mail sofort nach der Inspektion zugesandt werden. Jede Nichtkonformität muss dem Büro gemeldet und sofort korrigiert werden. Formular "Apex-V.521 – Nichtkonformitätsbericht" ist für jeden Mangel zu verwenden und mit Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen ordnungsgemäß abzuschließen.
