Vorstellungsgespräch mit Bewerber für freie Seestelle
Funktionen und Verantwortlichkeiten
Der Technische Sachbearbeiter ist verantwortlich für:
Unterstützung des General Managers und Einkauf von Notvorräten in "Notsituationen"
Bearbeitung der von den Schiffen eingegangenen Bestellanforderungen:
Einholung von Angeboten von Lieferanten;
Bewertung/Prüfung eingegangener Angebote und Einholung der Genehmigung von Flottenmanagern/Technischen Managern/Schiffsmanagern/Superintendenten vor Auftragserteilung an Lieferanten;
Abstimmung mit Lieferanten und Schiffen über verschiedene Details wie ETA, Lieferhafen und Weiterleitungsadresse usw. für sichere Lieferung von Vorräten/Ersatzteilen an Bord;
Information der Agenten und Schiffe über Lieferpläne bei bevorstehenden Hafenanläufen. Koordination und Erteilung notwendiger Anweisungen an den Agenten;
Einholung der Bestätigung vom Schiff, dass die für diesen Hafen arrangierten Vorräte/Ersatzteile an Bord empfangen wurden;
Überprüfung offener Bestellanforderungen und Information der Schiffe über die Gründe für Ausstände;
Aktualisierung der Technischen Manager/Superintendenten über den Status der Vorräte- und Ersatzteilbestände einzelner Schiffe;
Beratung und Aktualisierung der Technischen Manager/Superintendenten bezüglich aktueller Ausgaben für Vorräte und Ersatzteile auf Einzelschiffbasis;
Ausstellung von Bestellungen gemäß Einkaufsverfahren im Level-SQMS-Handbuch;
Prüfung, Bearbeitung und Kontierung von Rechnungen;
Vorstellungsgespräche mit Bewerbern für Seestellen in der Flotte;
Aktualisierung der Schiffsbewegungen durch täglichen Mittagsbericht auf See und im Hafen; und
Sicherstellung der vollständigen Einhaltung der Einkaufsverfahren an Bord und im Büro;
Erstellung des monatlichen Schmierstoffinventars zur Vorlage bei der Buchhaltung wie erforderlich.
Aktualisierung der "Liste zugelassener Lieferanten" in Abstimmung mit dem DPA und Technischen Manager.
Ablage
Ablage ein- und ausgehender Dokumente zu Einkaufsangelegenheiten. Ablage aller technischen Berichte vom Schiff gemäß Ablagesystem im Büro. Wenn das Schiff den Bericht nicht rechtzeitig gemäß Mail-Umschlag-Deckblatt sendet, ist eine Erinnerungs-E-Mail an das jeweilige Schiff zu senden und nachzuverfolgen, bis der besagte Bericht im Büro eingegangen ist.
Besichtigungen
Unterstützung der Technischen und Marine-Manager/Superintendenten bei der Beantragung von Klassebesichtigungen und Audits wie erforderlich.
Versicherung
Verantwortlich für Versicherungsangelegenheiten wie H&M- und P&I-Deckungserneuerung.
Nachverfolgung der Anläufe des Schiffes in Kriegsrisikogebieten und Abstimmung mit Maklern bezüglich zusätzlicher Prämien.
