Panama Denizcilik Otoritesi, gemi sahiplerinin balticseamen denizcilerinin gemide yaptığı şikayetleri şikayetçiyi memnun edecek şekilde mümkün olduğunca hızlı, ancak denizcinin konuyu ilk olarak üstüne veya bölüm başkanına bildirdiği tarihten itibaren on üç (13) günü geçmeyecek bir süre içinde çözmelerini şart koşmaktadır. On üç (13) günlük süreye uyum sağlamak için, Gemi Sahibi aşağıda belirtilen şikayet işleme prosedürünün çeşitli aşamaları için bir zaman çizelgesi belirlemiş olup, bu çizelge filosundaki Panama bayraklı gemiler için geçerlidir:
Bölüm başkanına veya üst subaya yapılan şikayet, üç (3) gün içinde şikayetçiyi memnun edecek şekilde konuyu çözmeye çalışacaktır.
Bölüm başkanı veya sorumlu subay şikayeti denizcinin memnuniyetini sağlayacak şekilde çözemezse, denizci konuyu Kaptana iletebilir. Kaptan daha sonra soruşturmayı tamamlamaya ve konuyu mümkün olduğunca hızlı bir şekilde çözmeye çalışacaktır.
Ancak, Kaptan şikayetin gemide beş (5) gün süre sonunda (şikayetin ilk kez yapıldığı tarihten itibaren sayılır) çözülemeyeceğini düşünürse, Kaptan şikayeti Gemi Sahibindeki Filo Personel Müdürüne iletecektir.
Filo Personel Müdürü veya temsilcisi, şikayeti Kaptandan aldığı tarihten itibaren sekiz (8) gün içinde (şikayeti Kaptandan alma tarihinden itibaren sayılır) ilgili denizci veya onların temsilci olarak atayabileceği herhangi bir kişi ile uzlaşmalı bir çözüme ulaşmaya çalışacaktır.
Filo Personel Müdürü konuyu 8 günlük süre içinde çözemezse, konuyu geminin bayrak idaresine iletecek ve 22 gün içinde karşılıklı kabul edilebilir bir çözüme ulaşmak için yakın çalışma yürütecektir.
Şikayetini doğrudan dış bir otoriteye yapmayı seçen denizci, şikayetini bayrak Devleti sörveyörü, Liman Devleti Kontrolü sörveyörü veya yabancı ülkedeki Segumar Teknik Ofisi temsilcisi gibi yetkili bir otoriteye sunabilir; bu otorite şikayeti Panama Uluslararası Teknik Segumar Ofislerine iletecek olup, Denizcilik Çalışma Bölümü aracılığıyla ilgili süreci yürütecektir.
