Ulusal yönetmelikler gereğince, Kaptan geminin yolculuğun gerçekleştirilmesi için gerekli haritaları, kılavuz kitapları, seyir kılavuzlarını, denizcik tablolarını ve diğer ilgili yayınları taşımasını ve bunların Vardiya Zabitinin hizmetinde bulunmasını sağlamalıdır.
Kaptan'ın talimatları doğrultusunda, Kaptan tarafından haritalar ve denizcik yayınlarından sorumlu olmak üzere görevlendirilen Seyir Zabitinin haritaların, kılavuz kitapların, seyir kılavuzlarının ve diğer ilgili yayınların güncel baskıları olduğunu ve "Admiralty Notices to Mariners" ve/veya diğer ilgili kaynaklardan alınan en son bilgilere uygun olarak güncel tutulduğunu sağlamalıdır.
Haritalar, Yayınlar, Denizciler İçin Duyurular, denizci personel ilanları
Haritalardaki bilgi ve duyuruların düzgün anlaşılmasını sağlamak ve dil zorluklarından kaynaklanan yanlış anlamaları önlemek amacıyla, normalde yalnızca İngiliz ve Amerikan haritaları temin edilmelidir. Bunlar her zaman en son tarihli ve yetkili makam tarafından yayınlanmış resmi haritalar olmalıdır.
Denizcilik davalarında denizcilik mahkemeleri, kullanılan haritaların yeni olup olmadığını belirlerken büyük önem vermektedir. Bu nedenle iç sular ve kıyı alanlarını kapsayan haritalar her zaman en son baskı olmalı, en son Denizciler İçin Duyuru (duruma göre İngiliz/Amerikan) ve benzer bildirimlerde yer alan bilgilerle düzeltilmiş ve güncellenmiş olmalıdır.
Tüm gemilerde tekdüzen bir harita düzeltme prosedürünün izlenmesini sağlamak için, İngilizce NP133A "Chart Correction Log" kullanılmalıdır. Kullanım için gereken haritaların hızlı düzeltilmesine olanak sağlamak için İngiliz Denizciler İçin Duyurularda belirtilen duyuru numarası, ilgili haritanın "Chart Correction Log"una kaydedilmelidir.
İngiliz haritalarından başka haritaları bulunan gemiler, "Chart Correction Log"un en arkasında bulunan özel bölümü (renkli sayfalar) kullanmalıdır.
Hem metrik hem de diğer ölçü birimlerini kullanan haritaların kullanımda olduğuna dikkat çekilmektedir.
Haritalar hasar görmekten kaçınmak için çekmecelerde yerleştirilmeli ve gerekli haritaların kolay ve hızlı bir şekilde bulunabilmesi için açık ve kolay bir liste hazırlanmalıdır, böylece değişen Kaptanlar ve yeni seyir zabitleri hangi haritaların gemide olduğunu kolayca görebilir.
Tüm Gemi Yönetim ofisleri denizci personel ilanları yayınlar, belirli gemi türü ve ticaret yapısına uygun harita dosyaları ile temin edilir. Bu tür malzemeden alınan tüm haritalar ve duyurular, alan Seyir Zabitinin alım tarihini imzalaması ve buna göre dosyalanması gerekmektedir.
Harita düzeltmeleri haftalık Admiralty Notices to Mariners'te sağlanır ve bunların tamamlandığına dair bildirim, Mal sahipleri/Yönetici müfettişleri tarafından gemi içi ziyaretlerde denetlenecektir.
Her haftalık duyurunun alındığını ve eksik olanların Güvenlik/Kalite Departmanı'nın dikkatine sunulduğunu kontrol etmek Kaptan'ın sorumluluğundadır, bu departman Kaptan adına araştırma yapacaktır.
Geminin mevcut dosya kapsama alanı dışında ticaret yapması gerekiyorsa, Kaptan Teknik Departman ile görüştükten sonra yeterli ek harita/yayın temin edilmesini sağlamalıdır.
