Ulusal düzenlemelere uygun olarak, kaptanın seyahatin devamı için gerekli olan haritalar, pilot kitapları, seyir yönergeleri, denizcilik tabloları ve diğer ilgili yayınların gemide bulunduğunu ve vardiya subayının kullanımına sunulduğunu sağlaması gerekir.
Kaptanın talimatlarına tabi olarak, kaptanın haritalar ve denizcilik yayınlarından sorumlu olarak atadığı seyir subayı, haritaların, pilot kitaplarının, seyir yönergelerinin ve diğer ilgili yayınların güncel baskılar olduğunu ve Amirallik Denizcilere Bildirimleri ve/veya diğer ilgili kaynaklardan gelen en son bilgilerle güncel tutulduğunu sağlamalıdır.
Haritalardaki bilgi ve bildirimlerin doğru anlaşılmasını sağlamak ve dil zorluklarından kaynaklanan yanlış anlamaları önlemek için, genellikle yalnızca İngiltere ve ABD haritaları üretilir. Bunlar her zaman en son tarihli resmi haritalar olup ilgili otorite tarafından yayınlanır.
Denizcilik işlerinde, denizcilik gemileri (baş zabit boş pozisyonları) kullanılan haritaların yeni olup olmadığını belirlemeye büyük önem verirler. Sonuç olarak, iç sular ve kıyı alanlarını kapsayan haritalar, her zaman en son Denizcilere Bildirim (İngiltere/ABD uygulanabilir olduğu şekilde) ve benzer bildirimler içindeki bilgilere dayalı olarak düzeltilmiş ve güncellenmiş en son baskı olmalıdır.
Tüm üst mahkemelerin tek tip harita düzeltme prosedürünü takip etmesini sağlamak için İngiliz NP133A "Harita Düzeltme Kaydı" kullanılır. Kullanım için gerekli haritaların hemen düzeltilmesini sağlamak için, İngiltere Denizcilere Bildirimlerinde verilen bildirim numarası söz konusu Haritanın 'harita düzeltme kaydına' girilmelidir.
Denizcilere bildirimler
İngiliz haritaları dışında haritalar taşıyan gemiler, "harita düzeltme kaydının" en sonunda bulunan özel bölümü (renkli sayfalar) kullanmalıdır.
Dikkat çekici olan gerçek (baş zabit boş pozisyonu) hem metrik hem de diğer ölçü birimlerini kullanan haritaların kullanılmasıdır.
Haritalar hasarı önlemek için kutularda yerleştirilmeli ve gerekli haritaların kolayca ve hızla izlenebilmesi için açık ve basit bir liste yapılmalıdır, böylece değişen kaptanlar ve yeni seyir subayları gemide hangi haritaların bulunduğunu kolayca görebilir.
Tüm gemiler, belirli bir gemi türü ve ticaret modeli ile ilgili grafik dosyalarla donatılmıştır. Alınan tüm haritalar ve bu tür materyallerin bildirimleri, alım tarihinde alan seyir subayı tarafından paraflanmalı ve buna göre dosyalanmalıdır.
Haritalara yapılan değişiklikler haftalık Amirallik Denizciler ve Denizcilere Bildirimlerinde yer alacaktır. Tamamlandıklarına dair bildirim, gemiye ziyaret sırasında Sahiplerin/Yöneticilerin Süpervizyorları tarafından kontrol edilecektir.
Her haftalık bildirimin alınmasını ve eksik bilgilerin formenin (Baş Zabit boş pozisyonu) adına araştırma yapacak olan Güvenlik/Kalite departmanının dikkatine sunulmasını sağlamak formerin sorumluluğudur.
Geminin gemideki dosya kapsama alanı dışında ticaret yapması gerekiyorsa, Kaptan Teknik Departmanla istişare ederek yeterli sayıda ek harita/yayın temin edilmesini sağlamalıdır.
