**HEDEF**
Güvenlik Yönetim Sistemi'nde tespit edilen uygunsuzlukları izleme ve kaza, olay ile tehlikeleri araştırarak ek uygunsuzlukların mevcut olup olmadığını belirleme yöntemini açıklayın.
**KAPSAM**
Bu prosedür kısaca şunları kapsar:
— Uygunsuz notlar
— Kazalar
— Olaylar
— Tehlikeli olaylar.
Gaz tankerinde çalışma sorumlulukları
Tüm kıyı ve deniz personeli, proses akış şemasını takip ederek uygunsuzlukları tespit etmek ve raporlamak, bu prosedürü geliştirmek ve uygulamaktan sorumludur. DPA, kapsam dahilindeki faaliyetlerin kontrol altında olduğunu sağlamak için bu prosedürü kesinlikle takip etmekten sorumludur.
**PROSEDÜR**
Şirket, özellikle denizcilik sektöründe hiçbir işin mükemmel olmadığını, gemilerde işin tehlikeli doğası nedeniyle kaza, olay ve ramak kala olayların meydana geleceğini kabul eder.
Yukarıdakileri kabul eden Şirket, kalite, gemi güvenliği, personel ve kirlilik önleme amacıyla araştırılıp analiz edilebilmeleri için uygunsuzluk, kaza, olay ve ramak kala olayların raporlanmasını teşvik etmek amacıyla bu prosedürü uygulamaya koymuştur.
Uygunsuzluklar genellikle dahili güvenlik denetimleri sırasında ortaya çıkar, ancak kaza, olay ve ramak kala olayların, tespit edilen eksiklikler nedeniyle güvenlik sisteminin iyileştirilebilip iyileştirilemeyeceğini görmek üzere araştırılıp analiz edilene kadar uygunsuzluk olmadığı unutulmamalıdır.
Geçmişte personel, işlerini kaybetme korkusu nedeniyle sorunları raporlamaktan korktukları için, bu prosedür, tüm kıyı ve deniz personelinin öğrenebilmesi ve sistemi iyileştirebilmesi amacıyla sorun raporlamasını teşvik etmek üzere tasarlanmıştır.
Karışıklığı önlemek için, uygunsuzluk plana göre yürütülmeyen faaliyetler veya personelin sistemi takip etmemesi anlamına gelir. Onarım, arıza ve defektler, açıkça kalite veya güvenliği etkilemediği ve sistemde herhangi bir zayıflık tespit edilmediği sürece uygunsuzluk değildir. Proses, geminin ve ekipmanın prosedürü ile bakımını kontrol eder ve defekt raporları ile alınacak önlemleri tanımlar.
**Kaynaklar (gaz tankerinde çalışma)**
Şirket, herhangi bir nitelikte uygunsuzluğun tespit edilmesi ve düzeltici faaliyet yapılmasını sağlamak üzere aşağıdaki kontrolleri uygulamak için kaynak sağlama ihtiyacını kabul eder:
I. Tutarsızlıkların tespitine yol açan durumları kaydetmek, analiz etmek ve karar almak.
II. Uygunsuzluklar tespit edildiğinde düzeltici faaliyetin yapılabilmesi için kaynak sağlamak.
III. İlgili tüm personelin şunlardan haberdar olduğunu sağlamak üzere etkili iletişim sürdürmek:
1. Yapılan veya planlanan düzeltici faaliyetler.
2. Düzeltici faaliyetlerin ilerlemesi.
**Tutarsızlıkları raporlama**
Tüm kıyı ve deniz personeli, yazılı olarak veya sözlü olarak ve ardından yazılı olarak uygunsuzluk raporlamaya teşvik edilir:
* İlgili Süperintendent (Departman Başkanı).
* Gemi Kaptanı.
* Kıyıda belirlenmiş kişi
Her durumda, rapor ardından DPA veya Genel Müdür ile iletişim kuran sorumlu teknik süperintendentlere iletilir.
Herhangi bir tutarsızlık şu şekilde kaydedilecektir:
a) Gemi üzerindeki uygunsuzluklar gemi kaptanı tarafından not edilecek ve uygunsuzluk raporuna (NCR) girilecektir.
b) Kıyıdaki uygunsuzluklar sorumlu
Müdürün (veya alternatif olarak kendisi tarafından tespit edilen) dikkatine sunulacak ve ayrıca NCR formuna kaydedilecektir (gaz tankerinde çalışma).
c) Dahili veya harici denetçiler tarafından tespit edilen uygunsuzluklar kaydedilmeli ve NCR aracılığıyla sorumlu süpervisor veya müdüre raporlanmalıdır.
d) Geminin dahili denetimi sırasında, Teknik Süperintendent veya Müdür gemiyi terk etmeden önce Kaptanın varsa uygunsuzluklar listesine sahip olduğunu sağlamalıdır. Süperintendentler raporun bir kopyasının DPA'ya gönderildiğini sağlamalı ve uygun NCR'yi açmalıdır.
e) Son olarak, tüm NCR'lerin kopyaları şunlara gönderilmelidir:
* Gemi kaptanı veya kıyıda ilgili müdür (gerekirse).
* DPA.
* Dahili denetçi veya hazırlayan tarafından bir kopya saklanır.
Harici denetçi tarafından açılan herhangi bir NCR'nin kopyaları işlem için DPA'ya iletilecektir.
ISM Kod'unun 9. Unsuru uyarınca kontrol altında oldukları ve faaliyet gösterdiklerine dair objektif kanıt gösterebilmek için tüm NCR'lerin kayıtlarını tutmak DPA'nın sorumluluğundadır.
**Tutarsızlıkları kapatma (gaz tankerinde çalışma)**
Bir uygunsuzluk raporu, fotoğraf gibi kanıtlar veya diğer destekleyici belgelerle birlikte düzeltildi olarak raporlandığında, gemiden sorumlu teknik müdür faaliyetlerin kabul edilebilir olduğunu doğrular. Düzeltici faaliyetler bir sonraki denetim veya audit sırasında doğrulanmalıdır.
Ciddi bir uygunsuzluk düzenlendikten hemen sonra düzeltilmelidir.
Uygunsuzluk Raporunun kapatılması için süre denetçi tarafından belirtilir veya düzenleme tarihinden itibaren en fazla üç aydır. Gözlemlere yönelik düzeltici faaliyet durumun izin verdiği anda ancak bir sonraki Denetim veya Audit'in yapılması gereken süreye kadar yapılmalıdır. Kaza, olay ve ramak kala olaylar Şirket, kıyı ve deniz personelinin anlamasının zaman alacağını kabul eder. Kalite ve güvenlik, kaza, olay ve ramak kala olayların raporlanmasında güven kazanmak ve iyileştirmek için sürekli bir hedeftir.
Sistemi iyileştirmek için, tüm kıyı ve deniz çalışanlarının kaza, olay ve ramak kala olayları DPA'ya kıyasla hat yöneticileri aracılığıyla raporlaması esastır (LNG tankeri çalışması).
Şirket bu tür faaliyetleri raporlamada kullanılacak uygun raporlar geliştirmiştir. Raporlar olası nedenlerin açıklamasını ve iyileştirme önerilerini içermelidir.
Alındıktan sonra, DPA mevcut Güvenlik Yönetim Sistemi'nde düzeltilecek bir uygunsuzluk olup olmadığını mümkün olduğunca hızlı belirlemek için uygun personel ile olayı derhal araştıracaktır.
Araştırma sonuçları gerektiği gibi gözden geçirebilecek tüm kişilere yayılacaktır
**Uygunsuzluk raporlarının incelenmesi (NCR'ler - gaz tankerinde çalışma)**
DPA olası tekrarları önlemek için kısa veya uzun vadeli düzeltici faaliyetleri belirlemek üzere sistemdeki herhangi bir eğilim veya eksikliği tespit etmek için tüm NCR'leri gözden geçirecek ve değerlendirecektir.
DPA'lardan yönetim ve gözden geçirme toplantıları sırasında NCR analizi hakkında rapor vermeleri istenecektir.
Tüm NCR'ler düzeltici faaliyetin ardından etkin şekilde kapatılmalıdır.
