Gövde, makina, elektrik ve güvenlik ekipmanlarının tetkikleri, uygun kurallar ve düzenlemeler doğrultusunda planlanır ve gerçekleştirilir. "Sertifikalar" ve geminin "Sınıf Durum Raporları"nın periyodik çıktıları, tetkiklerin gerekli kayıtlarını ve bir sonraki tetkik vade tarihini sağlar. Geminin kanuni ve ticari sertifikaları, Liman Devlet Kontrolü/Bayrak/Sınıf tarafından uygun şekilde incelenmek üzere "Gemi Sertifika Dosyası"nda gemide muhafaza edilir.
Tüm tetkiklerin kayıtları gemi üzerinde uygun dosyalarda tutulur. Tetkik raporlarının kopyaları ayrıca ofisteki Teknik Departmanda ilgili dosyalarda minimum 5 yıl süreyle muhafaza edilir.
Başmühendise, Sürekli Makina Tetkikleri gerçekleştirmesi için Sınıf tarafından muafiyet verilmişse, resmi bir Planlanmış Bakım Sistemi mevcut olsun ya da olmasın bu durumdan faydalanılır.
Liman Devlet Kontrolü (PSC) ve Bayrak Devlet Kontrolü (FSC) tarafından yapılan incelemeler herhangi bir zamanda haber verilmeden gerçekleştirilebilir. Bu durumda Kaptan, Başmühendis ve gemi personeli tam işbirliği sağlar.
Kaptan, PSC veya FSC müfettişi gemi üzerine gelir gelmez durumu ofise bildirmek için Teknik Yönetici/Süper'i telefon ile derhal bilgilendirmelidir. Kaptan, kaptan pozisyonuna başvururken daha önceki tüm incelemeler konusunda bilgi vermelidir. PSC veya FSC raporu, incelemeden hemen sonra faks veya e-posta ile ofise gönderilmelidir. Herhangi bir uygunsuzluk ofise rapor edilmeli ve derhal düzeltilmelidir. Her eksiklik için "Apex-V.521 – Uygunsuzluk Rpt" formu kullanılmalı ve düzeltici ve önleyici aksiyonlar ile uygun şekilde kapatılmalıdır.
