Ang dokumentadong mga responsibilidad at awtoridad ng crew ay upang tiyakin na ang mga kasangkot sa pamamahala ng kaligtasan at proteksyon sa kapaligiran ay alam kung ano ang inaasahan sa kanila upang gawing epektibo ang Safety Management System.
Ang Kapitan at Chief Engineer ay maaaring muling italaga o magdagdag ng mga tungkulin at responsibilidad sa loob ng mga Departamento, na kumukuha ng database at nahanap na crewplanet manual, basta ang mga kinakailangan ng Kompanya na may kaugnayan sa kaligtasan, teknikal at operational standards at mga kasanayan ay ganap na natutugunan. Ang mga detalyadong job descriptions para sa iba't ibang ranggo ay nakapaloob.
Ang mga sumusunod na paliwanag ay dapat panatilihin sa isip kapag tinutukoy ang mga gawain para sa ilang ranggo:
– Kung ang isang posisyon ay hindi napunan para sa barko, ang mga nauugnay na tungkulin ay dapat ipamahagi sa mga mas mataas na ranggo na mga miyembro ng crew.
– Kung higit sa isang seafarer ang gumaganap ng isang posisyon, ang mga nauugnay na tungkulin ay dapat ipamahagi sa kanila ng Kapitan.
– Ang mga Ratings ay maaaring magtrabaho sa ibang mga departamento kung kinakailangan. Halimbawa, ang isang Oiler ay maaaring kailanganin na tumulong sa Deck Crew sa mooring at pagpapanatili ng security watch, o ang isang seaman ay maaaring kailanganin na tumulong sa Engine Crew sa pagpipinta atbp.
kung saan ang manning level ay bumaba sa ilalim ng safe manning certificate, ang Kapitan ay dapat ipaalam sa kompanya kaagad. Sa lahat ng ganitong kaso, ang Kapitan, sa konsultasyon sa Chief Engineer kung saan ang kakulangan ay nauugnay sa isang engineer, ay dapat tiyakin na may pagpapatuloy ng mga bantay ng mga naaangkop na kwalipikadong tao nang hindi naaapektuhan ang statutory minimum period of rest. Ang probisyon na maglayag ng isang taong kulang sa nakasaad sa safe manning certificate ay hindi nalalapat sa mga kapasidad ng Kapitan at Chief Engineer batay sa isang tao ay dapat italaga bilang Kapitan o Chief Engineer kung naaangkop. Kung ang taong itinalaga ay walang STCW certificate na nagpapahintulot sa tao na maglingkod sa kapasidad ng Kapitan o Chief Engineer, ang Kompanya ay dapat mag-apply para sa dispensation. Ang kinakailangan para sa dispensation ay dapat ding mag-apply kung hindi matugunan ng kompanya ang safe minimum manning requirement dahil sa kakulangan ng may tamang sertipiko na Cook.
Ang mga Kapitan ay dapat wastong itala ang mga ganitong pangyayari sa Official Log Book (OLB) na dapat kasama ang:
a) Ranggo ng (mga) apektadong opisyal
b) Bilang ng crew sa barko, hindi kasama ang apektadong opisyal
c) Nilalayon na biyahe
d) Petsa ng pag-alis
e) Dahilan para sa exemption
