SASARAN
Menjelaskan metode untuk memantau ketidaksesuaian yang telah diidentifikasi dalam Sistem Manajemen Keselamatan dan menyelidiki kecelakaan, insiden dan bahaya untuk menentukan apakah ada ketidaksesuaian tambahan yang ada.
VOLUME
Prosedur ini secara singkat mencakup:
— Catatan yang tidak sesuai
— Kecelakaan
— Insiden
— Fenomena berbahaya.
Tanggung jawab ketika bekerja di kapal pengangkut gas
Seluruh personel darat dan lepas pantai bertanggung jawab untuk mengidentifikasi dan melaporkan ketidaksesuaian dengan mengikuti diagram alur proses, mengembangkan dan mendemonstrasikan prosedur ini. DPA bertanggung jawab untuk mengikuti prosedur ini secara ketat untuk memastikan bahwa kegiatan yang tercantum dalam ruang lingkup dikendalikan.
PROSEDUR
Perusahaan mengakui bahwa tidak ada bisnis yang sempurna, terutama di industri pelayaran - kecelakaan, insiden dan hampir celaka akan terjadi di kapal karena sifat pekerjaan yang berbahaya.
Menyadari hal di atas, Perusahaan telah menerapkan prosedur ini untuk mendorong pelaporan ketidaksesuaian, kecelakaan, insiden dan hampir celaka sehingga dapat diselidiki dan dianalisis untuk tujuan meningkatkan kualitas, keselamatan kapal, personel dan pencegahan polusi.
Ketidaksesuaian biasanya timbul selama audit keselamatan internal, tetapi harus diingat bahwa kecelakaan, insiden dan hampir celaka bukanlah ketidaksesuaian sampai mereka diselidiki dan dianalisis untuk melihat apakah sistem keselamatan dapat diperbaiki karena kekurangan yang diidentifikasi.
Pada masa lalu, personel takut untuk melaporkan masalah karena takut kehilangan pekerjaan mereka, jadi prosedur ini dirancang untuk mendorong pelaporan masalah sehingga semua orang, personel darat dan lepas pantai, dapat belajar dan meningkatkan sistem.
Untuk menghindari kebingungan, ketidaksesuaian berarti kegiatan yang tidak berjalan sesuai rencana atau personel tidak mengikuti sistem. Perbaikan, kerusakan dan cacat bukanlah ketidaksesuaian kecuali jelas mempengaruhi kualitas atau keselamatan dan tidak ada kelemahan dalam sistem yang diidentifikasi. Proses mengendalikan prosedur dan pemeliharaan kapal dan peralatan serta menjelaskan laporan cacat dan tindakan yang harus diambil.
Sumber daya (bekerja di kapal pengangkut gas)
Perusahaan mengakui kebutuhan untuk menyediakan sumber daya untuk menerapkan kontrol berikut untuk memastikan ketidaksesuaian dari sifat apapun diidentifikasi dan tindakan korektif diambil:
I. Mencatat, menganalisis dan membuat keputusan dalam situasi yang menyebabkan identifikasi ketidaksesuaian.
II. Menyediakan sumber daya untuk memungkinkan tindakan korektif diambil ketika ketidaksesuaian diidentifikasi.
III. Mempertahankan komunikasi yang efektif untuk memastikan bahwa semua personel yang terlibat mengetahui:
1. Tindakan korektif yang diambil atau direncanakan.
2. Kemajuan tindakan korektif.
Melaporkan ketidaksesuaian
Semua staf darat dan laut didorong untuk melaporkan ketidaksesuaian, baik secara tertulis atau lisan dan kemudian secara tertulis:
* Superintendent yang Sesuai (Kepala Departemen).
* Nakhoda Kapal.
* Orang yang ditunjuk di darat
Dalam semua kasus, laporan diteruskan kepada superintendent teknis yang bertanggung jawab yang kemudian menghubungi DPA atau General Manager.
Setiap ketidaksesuaian akan dicatat sebagai berikut:
a) Ketidaksesuaian di atas kapal akan dicatat oleh nakhoda kapal dan dimasukkan ke dalam laporan ketidaksesuaian (NCR).
b) Ketidaksesuaian di darat akan dibawa ke perhatian Manajer yang bertanggung jawab
(atau alternatif diidentifikasi olehnya) dan juga dicatat pada formulir NCR (bekerja di kapal pengangkut gas).
c) Ketidaksesuaian yang diidentifikasi oleh auditor internal atau eksternal harus dicatat dan dilaporkan kepada supervisor atau manajer yang bertanggung jawab melalui NCR.
d) Selama inspeksi internal kapal, Superintendent Teknis atau Manajer harus memastikan sebelum meninggalkan kapal bahwa Nakhoda memiliki daftar ketidaksesuaian, jika ada. Superintendent harus memastikan bahwa salinan laporan dikirim ke DPA dan mengangkat NCR yang sesuai.
e) Akhirnya, salinan semua NCR harus dikirim ke:
* Nakhoda kapal atau manajer yang terlibat di darat (jika perlu).
* DPA.
* Salinan disimpan oleh auditor internal atau penyusun.
Salinan NCR yang diangkat oleh auditor eksternal akan diteruskan ke DPA untuk tindakan.
Merupakan tanggung jawab DPA untuk mempertahankan catatan semua NCR untuk dapat menunjukkan bukti objektif bahwa mereka dikendalikan dan beroperasi sesuai dengan Elemen 9 Kode ISM.
Menutup ketidaksesuaian (bekerja di kapal pengangkut gas)
Ketika laporan ketidaksesuaian dilaporkan sebagai dikoreksi beserta bukti seperti foto dari dokumen pendukung lainnya, manajer teknis yang bertanggung jawab atas kapal memverifikasi bahwa tindakan dapat diterima. Tindakan korektif harus diverifikasi selama inspeksi atau audit berikutnya.
Ketidaksesuaian yang serius harus diperbaiki segera setelah dikeluarkan.
Batas waktu untuk menutup Laporan Ketidaksesuaian ditentukan oleh auditor atau tidak lebih dari tiga bulan sejak tanggal penerbitan. Tindakan korektif untuk Observasi harus dilakukan segera setelah situasi memungkinkan, tetapi tidak lebih dari Inspeksi atau Audit berikutnya yang akan dilakukan. Kecelakaan, insiden dan hampir celaka Perusahaan mengakui bahwa akan membutuhkan waktu bagi personel darat dan lepas pantai untuk memahami. Kualitas dan keselamatan adalah tujuan berkelanjutan untuk meningkatkan dan mendapatkan kepercayaan dalam pelaporan kecelakaan, insiden dan hampir celaka.
Untuk meningkatkan sistem, sangat penting bahwa semua pekerja darat dan lepas pantai melaporkan kecelakaan, insiden dan hampir celaka melalui manajer lini mereka dibandingkan dengan DPA(pekerjaan kapal pengangkut LNG).
Perusahaan telah mengembangkan laporan yang sesuai untuk digunakan dalam melaporkan kegiatan tersebut. Laporan harus mencakup deskripsi kemungkinan penyebab dan saran untuk perbaikan.
Setelah diterima, DPA akan segera menyelidiki peristiwa dengan personel yang sesuai untuk menentukan sesegera mungkin apakah ada ketidaksesuaian yang perlu diperbaiki dalam Sistem Manajemen Keselamatan yang ada.
Hasil investigasi akan disebarluaskan seperlunya kepada semua yang mungkin
Tinjauan laporan ketidaksesuaian (NCR - bekerja di kapal pengangkut gas)
DPA akan meninjau dan mengevaluasi semua NCR untuk mengidentifikasi tren atau kekurangan dalam sistem untuk menentukan tindakan korektif jangka pendek atau jangka panjang untuk menghindari kemungkinan terulang kembali.
DPA akan diminta untuk melaporkan analisis NCR selama pertemuan manajemen dan tinjauan.
Semua NCR harus ditutup secara efektif setelah tindakan korektif.
