Untuk memfasilitasi verifikasi dokumen kepegawaian oleh petugas pelabuhan luar negeri, setiap pelaut harus memastikan bahwa dokumen-dokumen berikut ada dalam kepemilikannya selama bertugas di atas kapal.
Semua personel maritim
Dokumen-dokumen berikut harus diserahkan dan, jika diperlukan, disimpan oleh Nakhoda saat naik kapal
1) Paspor pelaut
2) Paspor
3) Sertifikat vaksinasi
4) Izin perjalanan (jika berlaku)
5) Enam foto ukuran paspor (untuk digunakan saat cuti darat ketika di atas kapal)
6) Sertifikat kesehatan yang mengonfirmasi kesesuaian medis untuk melakukan tugas di laut.
7) Kualifikasi pelaut - diploma
8) Salinan kontrak
Personel maritim (Mualim Satu) harus memastikan bahwa paspor, sertifikat vaksinasi dan izin perjalanan mereka berlaku selama masa dinas mereka sebelum embarkasi, karena biaya yang terkait dengan perpanjangan tersebut selama bertugas di atas kapal menjadi beban pribadi. Paspor individu mereka harus berlaku setidaknya SATU tahun, karena memperbarui mereka di luar negeri adalah undertaking yang sangat mahal.
Selain itu, hal-hal berikut harus dicatat di atas kapal dan diberikan kepada kapten jika diperlukan.
PERWIRA
Sertifikat Kecakapan/Dinas (jika tersedia) atau sertifikasi profesional yang relevan.
Sertifikat validasi atau revalidasi/sertifikasi sesuai dengan Konvensi STCW, sebagaimana berlaku, berlaku untuk kontrak yang lengkap.
Kontrak POEA, jika berlaku (khusus Filipina)
Kontrak SECD, jika berlaku (khusus Myanmar)
Pangkat dan awak (mualim senior)
Kartu registrasi pelaut
Konfirmasi oleh otoritas yang sesuai yang mengotorisasi penilaian untuk menjadi bagian dari jam navigasi dan/atau mesin, persyaratan Konvensi STCW.
Kontrak POEA, jika berlaku (khusus Filipina)
Kontrak SECD jika berlaku (khusus Myanmar)
Semua pelaut yang bekerja untuk sewa harus memastikan bahwa dokumen mereka benar dan pada tempatnya. Setiap penundaan pada kapal karena dokumen pelaut yang tidak berlaku atau dokumen palsu akan menjadi beban pelaut yang bersangkutan.
Perusahaan tidak akan mentolerir penundaan kapal yang disebabkan oleh dokumentasi pelaut yang tidak lengkap dan pelaut akan menanggung konsekuensi dari tindakan yang diperlukan yang dianggap Perusahaan sesuai untuk mencegah penundaan tersebut.
