Saskaņā ar valsts noteikumiem Kapteinim jānodrošina, ka kuģis pārvadā shēmas, loču grāmatas, navigācijas instrukcijas, jūrniecības tabulas un citas attiecīgas publikācijas, kas nepieciešamas reisa veikšanai, un ka tās ir pieejamas Sardzes virsniekiem.
Saskaņā ar Kapteina instrukcijām Navigācijas virsniekam, ko Kapteins ieceļ par atbildīgo par shēmām un jūrniecības publikācijām, jānodrošina, ka shēmas, loču grāmatas, navigācijas instrukcijas un citas attiecīgas publikācijas ir aktuālākie izdevumi un tiek aktualizētas saskaņā ar jaunāko informāciju no "Admiralitātes Paziņojumiem Jūrniekiem" un/vai citiem attiecīgiem avotiem.
Shēmas, Publikācijas, Paziņojumi Jūrniekiem, brīvās vietas jūrniekiem
Lai nodrošinātu pareizu informācijas un paziņojumu uz shēmām izpratni un novērstu pārpratumus valodas grūtību dēļ, parasti jāiegādājas tikai britu un amerikāņu shēmas. Tām vienmēr jābūt oficiālām shēmām ar visjaunāko datumu un izdotām ar attiecīgās institūcijas atļauju.
Jūrniecības lietās jūras tiesām ir liela nozīme, nosakot, vai izmantotas shēmas ir jaunas. Tādēļ shēmas, kas aptver iekšējie ūdeņus un piekrastes rajonus, vienmēr jābūt jaunākajam izdevumam, labotam un atjauninātam ar informāciju, kas ietverta jaunākajā Paziņojumā Jūrniekiem (britu/amerikāņu, atkarībā no gadījuma) un līdzīgos paziņojumos.
Lai nodrošinātu, ka visi kuģi ievēro vienotu shēmu labošanas procedūru, jāizmanto angļu NP133A "Shēmu Labojumu Žurnāls". Paziņojuma numurs, kā norādīts Britu Paziņojumos Jūrniekiem, jāieraksta attiecīgās shēmas "Shēmu Labojumu Žurnālā", lai nodrošinātu ātru nepieciešamo shēmu labošanu.
Kuģi, kuriem ir citas nekā britu shēmas, izmanto speciālo sadaļu, kas atrodas "Shēmu Labojumu Žurnāla" aizmugurējā daļā (krāsainās lappuses).
Tiek vērsta uzmanība uz to, ka tiek izmantotas shēmas, kurās lietoti gan metrisko, gan citi mērvienības sistēma.
Shēmas jānovieto atvilktnēs, lai izvairītos no bojājumiem, un jāsagatavo skaidrs un viegli lietojams saraksts, lai nodrošinātu, ka nepieciešamās shēmas var viegli un ātri atrast, lai maiņas kapteiņi un jauni navigācijas virsnieki varētu viegli redzēt, kādas shēmas ir uz kuģa.
Visi Kuģu vadības biroji publicē brīvās vietas jūrniekiem, tiek nodrošināti ar shēmu folijiem, kas attiecas uz konkrēto kuģa tipu un tirdzniecības modeli. Visas shēmas un šāda materiāla paziņojumi, ko saņem, jāparaksta ar iniciāļiem saņemšanas datumā saņēmējam Navigācijas virsniekam un jāiemapj atbilstoši.
Shēmu labojumi tiek piegādāti iknedēļas Admiralitātes Paziņojumos Jūrniekiem un
paziņojums par to, ka tie ir pabeigti, tiks pārbaudīts Īpašnieku/Menedžeru superintendantu kuģa apmeklējumu laikā.
Kapteina atbildībā ir pārbaudīt, ka katrs iknedēļas paziņojums ir saņemts un ka par jebkuru iztrūkstošo tiek informēts Drošības/Kvalitātes departaments, kas veiks izmeklēšanu Kapteina vārdā.
Ja kuģim jātirdzniecībai ārpus uz kuģa esošā folija pārklājuma zonas, Kapteinim jānodrošina, ka tiek iegādātas pietiekamas papildu shēmas/publikācijas pēc konsultācijām ar Tehnisko departamentu.
