Intervija ar pretendentu uz turpmākajiem darba vakances jūrā
Funkcijas un pienākumi
Tehniskais izpilddirektors ir atbildīgs par:
Ģenerālā direktora palīdzēšanu un neatliekamā krājumu iepirkumu "neatliekamās situācijas" laikā
Kuģu saņemto iepirkumu pieprasījumu apstrādi:
Kotāciju saņemšana no piegādātājiem;
Saņemto kotāciju novērtēšana/pārbaude un piekrišanas saņemšana no Flotes pārvaldniekiem/Tehniskajiem pārvaldniekiem/Kuģu pārvaldniekiem/Superintendentiem pirms pasūtījumu nosūtīšanas piegādātājiem;
Saikne ar piegādātājiem un kuģiem par dažādām detaļām, piemēram, paredzamais ierašanās laiks (ETA), piegādes osta un ekspedīcijas adrese u.c., lai nodrošinātu krājumu/rezerves daļu drošu piegādi uz kuģa;
Aģentu un kuģu informēšana par piegādes plānu gaidāmo ostu ieskrējumu laikā. Koordinācija un nepieciešamo instrukciju sniegšana aģentam;
Apstiprinājuma saņemšana no kuģiem, ka šajā ostā sagatavotie krājumi/rezerves daļas ir saņemtas uz kuģa;
Neizpildīto iepirkumu pieprasījumu pārbaude un kuģu informēšana par neizpildes iemesliem;
Tehnisko pārvaldnieku/Superintendentu informēšana par atsevišķu kuģu krājumu un rezerves daļu inventāra stāvokli un piegādēm;
Tehnisko pārvaldnieku/Superintendentu konsultēšana un informēšana par pašreizējiem izdevumiem krājumiem un rezerves daļām katra kuģa ietvaros;
Pirkuma pavēļu izsniegšana saskaņā ar iepirkumu procedūrām SQMS rokasgrāmatas līmenī.
Rēķinu pārbaude, apstrāde un apstiprināšana;
Intervija ar pretendentu uz darba vietu jūrā flotē
Kuģa pārvietošanās atjaunošana caur ikdienas dienas ziņojumu jūrā un ostā; un
Iepirkumu procedūru pilnīga ievērošana uz kuģa un birojā
Mēneša smērvielu inventāra sagatavošana iesniegšanai Grāmatvedības nodaļai pēc nepieciešamības.
"Apstiprināto piegādātāju saraksta" atjaunošana konsultējoties ar DPA un Tehnisko pārvaldnieku
Dokumentācija
Iepirkumu jautājumiem attiecīgo ienākošo/izejošo dokumentu dokumentācija. Visu no kuģiem saņemto tehnisko ziņojumu dokumentācija saskaņā ar biroja dokumentācijas sistēmu. Ja kuģis nav nosūtījis ziņojumu laikā saskaņā ar Pasta aplokšņu vāka lapu, atgādinājuma e-pasta nosūtīšana attiecīgajam kuģim un uzraudzība, līdz minētais ziņojums tiek saņemts birojā.
Apsekošana
Tehnisko un Jūras pārvaldnieku/Superintendentu palīdzēšana klases apsekošanu un auditu pieteikšanā pēc nepieciešamības.
Apdrošināšana
Atbildība par apdrošināšanas jautājumiem, piemēram, H&M un P&I seguma atjaunošana
Kuģu ieskrējienu kara riska zonās izsekošana un saikne ar mākleriem par papildu prēmijām
